Permanence téléphonique
Quelqu'un répond à votre téléphone quand vous ne le pouvez pas.
Une IA-réceptionniste répond à vos appels après les heures de bureau et les jours fériés, réserve des rendez-vous en direct dans votre Google Calendar et transfère les appels urgents vers votre permanence. Pour cliniques privées et services funéraires en Flandre.
Ce qui se passe le soir
D'une ligne sonnée à un rendez-vous pris
Aucune indication de sonnerie, mais le déroulement concret d'un appel reçu à 21h47.
18:00 · après les heures de bureau
Quelqu'un appelle, votre ligne est occupée ou le cabinet est fermé
La règle de transfert redirige l'appel vers NovaDesk au lieu d'une messagerie vocale inaudite. L'appelant entend une voix flamande, pas un message préenregistré.
Intake
Les questions récurrentes sont répondues discrètement
Parking, tarifs et protocole de sobriété : des réponses communes formulées comme le ferait votre réceptionniste, sans encombrer le comptoir.
Réservation
Le rendez-vous est pris en direct dans votre Google Calendar
La disponibilité est lue en temps réel, l'appelant obtient un créneau réellement libre. Pas de doubles réservations, pas de saisie après coup.
Urgence
Les signaux urgents sont transférés vers la permanence
Les signaux d'alarme reconnus déclenchent un transfert SIP en direct vers la permanence. Le transfert est une conversation, pas un message — votre médecin de garde entend le patient lui-même.
Confirmation
Le patient reçoit un SMS avec le rendez-vous
Confirmation directe avec lien de rendez-vous, dans votre charte graphique. Aucun patient n'a à se rappeler 'demain à 10h' et ne rappelle pas.
Pourquoi c'est important
Un appel manqué ne vous coûte pas un euro, mais un patient
Un appel manqué est un rendez-vous manqué
Un patient qui appelle à 22h et tombe sur la messagerie appelle le lendemain chez un autre cabinet. L'appel ne vous coûte rien de plus, mais le rendez-vous si.
La permanence reste accessible
Les appels urgents sont distingués des questions récurrentes et transférés. Votre médecin de garde n'est pas dérangé par une question de tarif.
Votre agenda se met à jour automatiquement
Les rendez-vous sont pris au moment de l'appel, pas le lendemain quand le courrier arrive.
La même ligne, aucun nouveau logiciel
NovaDesk fonctionne via une règle de transfert sur votre ligne Proximus, Telenet ou VoIP existante. Aucun matériel, aucune installation au niveau de votre réception.
Flamand, pas de l'anglais machine
La voix suit le rythme et le vocabulaire médical de la Flandre. Utilisable en plusieurs langues : flamand, néerlandais, français ou anglais.
Votre réception récupère ses heures
Toute la nuit et chaque moment après les heures de bureau est couvert. Votre équipe n'a plus qu'à répondre aux appels en journée qui nécessitent un humain.
Questions fréquentes
Ce que les cabinets nous demandent le plus souvent
- Quelle est la différence entre la permanence téléphonique et une réceptionniste IA ?
- Une permanence téléphonique signifie qu'au dehors des heures de bureau, quelqu'un répond à votre téléphone. Chez NovaDesk, c'est une IA-réceptionniste qui le fait : elle répond à l'appel, répond aux questions récurrentes, réserve le rendez-vous dans votre Google Calendar et transfère les appels urgents vers votre permanence. La différence avec une réceptionniste humaine est qu'il n'y a pas d'heure de fermeture ni de salaire à assurer.
- Que se passe-t-il si je ne réponds pas à mon téléphone ?
- L'appelant entend alors sa messagerie et appelle généralement plus loin. Pour une consultation ou un enterrement, c'est souvent le début d'un patient qui va chez un concurrent, ou d'une famille qui choisit un autre service funèbre. La réceptionniste IA prend l'appel dès le moment où votre ligne est redirigée.
- Adapté aux cabinets avec plusieurs médecins ?
- Oui. NovaDesk gère tous les horaires, agendas et référations comme un tout intégré, afin qu'un appel atteigne le bon médecin au lieu du mauvais.
- Est-ce conforme au RGPD et la discrétion professionnelle est-elle protégée ?
- Oui. NovaDesk agit en tant que sous-traitant pour votre cabinet, traite les données dans l'Union européenne et n'utilise aucun appel ou transcript pour entraîner les modèles linguistiques sans votre consentement écrit préalable.
- Combien de temps dure l'installation ?
- Environ 35 minutes de votre côté : cinq minutes pour partager votre Google Calendar et trente minutes pour régler le protocole, vos heures de traitement et les numéros de permanence. Ensuite, la ligne est active.
- Est-ce que ça coûte quelque chose pour tester ?
- Non. Le pilote de 7 jours ne coûte rien à l'avance et ne nécessite ni carte de crédit ni engagement. Nous configurons votre ligne, vous le testez une semaine sur de vrais appels en dehors des heures de bureau, et au bout de sept jours vous recevez un aperçu de tous les appels, rendez-vous pris et ce que vous auriez manqué.
Le pilote de 7 jours
€0 à l'avance
- Aucun engagement ou carte de crédit requis.
- Nous configurons votre ligne et la faisons fonctionner 7 jours sur des appels en dehors des heures de bureau.
- Au bout de sept jours, vous recevez un rapport personnalisé : tous les appels, les rendez-vous pris et ce que vous auriez manqué.
Tarifs après le pilote ? Nous en discutons personnellement, sans engagement.