Telefonische permanentie
Iemand neemt uw telefoon op wanneer u dat niet kunt.
Een AI-receptioniste beantwoordt uw oproepen na sluitingstijd en op zon- en feestdagen, boekt afspraken live in uw Google Calendar en schakelt acute gesprekken door naar uw wachtdienst. Voor privéklinieken en uitvaartcentra in Vlaanderen.
Wat er 's avonds gebeurt
Van een belrende lijn naar een geboekte afspraak
Geen belringspecificatie, maar het concrete verloop van één gesprek dat om 21:47 binnenkomt.
18:00 · na sluitingstijd
Iemand belt, uw lijn is bezet of de praktijk is gesloten
De doorschakelregel stuurt de oproep door naar NovaDesk in plaats van naar een voicemail die niemand beluistert. De beller hoort een Vlaamse stem, geen bandje.
Intake
Routinevragen worden discreet beantwoord
Parkeren, richtprijzen en het nuchterheidsprotocol voor ingrepen: bekende antwoorden, geformuleerd zoals uw receptioniste dat zou doen, zonder de balie te belasten.
Boeking
De afspraak gaat live in uw Google Calendar
Beschikbaarheid wordt realtime uitgelezen, dus de beller krijgt een slot dat echt vrij is. Geen dubbele afspraken, geen overname achteraf.
Spoed
Acute signalen gaan door naar de wachtdienst
Herkende alarmsignalen starten een live SIP-doorschakeling naar de wachtdienst. De overdracht is een gesprek, geen bericht — uw dienstdoende arts hoort de patiënt zelf.
Bevestiging
De patiënt krijgt een SMS met de afspraak
Directe bevestiging met afspraakkoppeling, in uw huisstijl. Geen patiënt die 'morgen om tien' onthouden moet en toch niets belt.
Waarom het telt
Een gemiste oproep kost u geen euro, maar wel een patiënt
Een gemiste oproep is een gemiste afspraak
Een patiënt die om 22:00 belt en voicemail krijgt, belt morgen bij een andere praktijk. De oproep kost u niets extra's, maar de afspraak wel.
De wachtdienst blijft bereikbaar
Acute oproepen worden onderscheiden van routinevragen en doorgeschakeld. Uw dienstdoende arts wordt niet gestoord door een richtprijsvraag.
Uw agenda werkt zichzelf bij
Afspraken worden op het moment van het gesprek geboekt, niet de volgende ochtend bij het binnenkomen van de post.
Dezelfde lijn, geen nieuwe software
NovaDesk werkt via een doorschakelregel op uw bestaande Proximus-, Telenet- of VoIP-lijn. Geen hardware, geen installatie bij uw receptie.
Vlaams, niet machine-Engels
De stem volgt de lokale cadans en het medische vocabularium van Vlaanderen. Meertalig inzetbaar: Vlaams, Nederlands, Frans of Engels.
Uw receptie krijgt haar uren terug
De hele nacht en elk moment na sluitingstijd wordt opgenomen. Uw team hoeft alleen nog overdag oproepen op te nemen die een mens nodig hebben.
Veelgestelde vragen
Wat praktijken ons het vaakst vragen
- Wat is het verschil tussen telefonische permanentie en een AI-receptioniste?
- Een telefonische permanentie betekent dat er buiten kantooruren iemand uw telefoon opneemt. Bij NovaDesk doet een AI-receptioniste dat: zij neemt de oproep aan, beantwoordt routinevragen, boekt de afspraak in uw Google Calendar en schakelt acute gesprekken door naar uw wachtdienst. Het verschil met een menselijke receptionist is dat er geen sluitingstijd is en geen wachtloon.
- Wat gebeurt er als ik mijn telefoon niet opneem?
- Dan hoort de beller voicemail en belt hij doorgaans verder. Bij een consultatie of een uitvaart is dat vaak het begin van een patiënt die naar een concurrent gaat, of een familie die een andere uitvaartverzorger kiest. De AI-receptioniste pakt de oproep op vanaf het moment dat uw lijn doorschakelt.
- Geschikt voor praktijken met meerdere artsen?
- Ja. NovaDesk beheert alle roosters, agendas en doorverwijzingen als één geïntegreerd geheel, zodat een beller bij de juiste arts terechtkomt in plaats van bij de verkeerde.
- Is het AVG-conform en blijft het beroepsgeheim beschermd?
- Ja. NovaDesk treedt op als verwerker namens uw praktijk, verwerkt gegevens binnen de Europese Unie en gebruikt geen enkel gesprek of transcript om taalmodellen te trainen zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming.
- Hoe lang duurt de installatie?
- Ongeveer 35 minuten aan uw kant: vijf minuten om uw Google Calendar te delen en dertig minuten om het protocol, uw behandelduren en de wachtdienstnummers af te stemmen. Daarna is de lijn actief.
- Kost het iets om te testen?
- Nee. De 7-dagen pilot kost niets vooraf en vraagt geen kredietkaart of verbintenis. Wij configureren uw lijn, u test hem een week op echte oproepen buiten kantooruren, en na zeven dagen krijgt u een overzicht van alle gesprekken, geboekte afspraken en wat u anders zou hebben gemist.
De 7-Dagen Pilot
€0 vooraf
- Geen voorafgaande verbintenis of kredietkaart nodig.
- Wij configureren uw lijn en laten haar 7 dagen draaien op oproepen buiten kantooruren.
- Na zeven dagen ontvangt u een persoonlijk resultaatsoverzicht: alle gesprekken, geboekte afspraken en wat u anders zou hebben gemist.
Tarieven na de pilot? Die bespreken we persoonlijk, volledig vrijblijvend.