Privacybeleid & AVG/GDPR

1. Verwerkingsverantwoordelijke

NovaDesk is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Contact: yannick@novadesk.be of +32 471 26 60 41.

Dit beleid is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

2. Verwerkingsactiviteiten, doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, expliciete en gerechtvaardigde doeleinden (art. 5 AVG):

• Invullen van het pilot-aanvraagformulier (naam, praktijk, specialisatie, e-mailadres, telefoonnummer) om contact op te nemen en de pilot te configureren: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub. f AVG), dan wel uw toestemming (sub. a).
• Uitvoering van de pilot en van de dienstverlening voor de praktijk: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub. b AVG). Voor het telefoon- en afsprakenverkeer van bellers is de praktijk verwerkingsverantwoordelijke en NovaDesk uitsluitend verwerker.
• Beveiliging en correct functioneren van deze website (technische logboeken): gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub. f AVG).

Wij doen geen profilering en nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen. Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.

3. Ontvangers en doorgiften

Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die de dienstverlening moeten uitvoeren, en enkel voor zover dat nodig is:

• Hostingpartner (Vercel) voor deze website en het aanvraagformulier;
• E-maildienst voor bevestigingen en opvolging;
• Telecompartner die de doorschakeling van de lijn verzorgt;
• Google Calendar voor de agendaboeking in opdracht van de praktijk — de praktijk blijft hierin verwerkingsverantwoordelijke.

Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte gebeuren uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk (art. 5, lid 1, sub. e AVG):

• Pilotaanvragen die niet tot samenwerking leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact;
• Gespreksdata uit de pilot (audio en transcripties): standaard 30 dagen na afloop van de pilot, tenzij de praktijk in de verwerkersovereenkomst een andere termijn bepaalt;
• Afspraken in de Google Calendar van de praktijk: volgens het eigen bewaarbeleid van de praktijk;
• Beveiligingslogboeken: maximaal 90 dagen.

5. Uw rechten

U heeft de volgende rechten krachtens de AVG:

• inzage in uw persoonsgegevens (art. 15 AVG);
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG);
• wissing van uw gegevens (art. 17 AVG);
• beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
• bezwaar tegen de verwerking (art. 21 AVG);
• overdraagbaarheid van uw gegevens (art. 20 AVG);
• intrekking van een eerder gegeven toestemming (art. 7, lid 3 AVG).

U oefent deze rechten kosteloos uit via yannick@novadesk.be. Wij antwoorden binnen één maand na ontvangst van uw verzoek (art. 12, lid 3 AVG); die termijn kan in uitzonderlijke gevallen met twee maanden worden verlengd. Wij kunnen om een bewijs van uw identiteit vragen.

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

6. Beveiliging van de verwerking

Overeenkomstig art. 32 AVG hanteren wij onder meer versleuteling van dataverkeer via TLS en van rustende gegevens, rolgebaseerde toegangscontroles, logging van toegangen, geheimhoudingsverplichtingen voor wie toegang heeft, en een regelmatige evaluatie van onze maatregelen. Gespreksdata worden nooit gebruikt om generieke taalmodellen te trainen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de praktijk.

7. Cookies

Deze website plaatst uitsluitend technisch noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld om uw sessie en voorkeuren te behouden. Er worden geen marketing- of analyserende cookies geplaatst zonder uw voorafgaande toestemming. U kunt cookies beheren in de instellingen van uw browser. Het gebruik van cookies valt onder artikel 129 van de Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.

8. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat steeds op deze pagina; de datum van laatste wijziging bovenaan is bepalend.